Je suis sollicitée en ce moment pour réaliser des sessions d'acculturation agile que ce soit auprès de directeurs, managers ou de chef de projet qui souhaitent monter en compétence sur les métiers de scrum-master et product-owner. Le sujet est tellement vaste, que préparer une session sans connaitre en amont mon auditoire ni leurs attentes me semble risqué. C'est pourtant ce que l'on me demande : "On vous fait confiance", "On veux un webinar inspirant pour convaincre notre direction", "On veux que nous présentiez les méthodes agiles pour aligner tout le monde".

Ne pas connaitre précisément les attentes reste pour moi risqué quand à l'impact, l'inspiration et la satisfaction de la grande majorité d'un groupe face à une telle demande.

C'est vrai dans le cas de sessions d'acculturation. Et c'est tout aussi vrai dans le cadre de points de synchronisation avec vos équipes, ou encore d'ateliers de travail que vous préparez.

Pour moi, la seule réponse à la diminution du risque est de solliciter ses participants en amont pour comprendre leurs attentes. Et solliciter signifie engager ses participants en amont d'une session. Ce qui n'est pas toujours simple.

Que vous facilitiez un point de synchronisation, un webinar, ou un atelier de travail, engager ses participants en amont de la session augmente grandement l'attention et l'engagement pendant la session. Pour moi, rien de tel que d'inviter ses participants à soulever leurs questions.

Pour cela, envoyez un lien dans l'invitation de votre session vers une page ou ils vont pouvoir saisir leur(s) questions.

Mais qui dit engagement pour moi, dit souvent motivation et challenge. Donc proposer uniquement à mes participants de soulever leurs questions ne suffit pas.

D'expérience, la première fois que je sollicite mes participants j'ai des questions soulevées en retour. Les participants jouent le jeu et notamment si c'est c'est une nouvelle approche et que j'ai mis de l'énergie dans la demande.

Cependant, si je sollicitez les même participants avant chaque session, dès la seconde fois j'obtiens moins de questions. Il va me rester les questions des "bons élèves" ou des participants ayant un réel enjeu avec le sujet. Et le risque après plusieurs sollicitations c'est d'avoir des participants qui vous répondent le classique "Je n'ai pas eu le temps".

Pourquoi ne demander que des questions ne suffit pas à motiver sur la durée ?

Si vous demandez une contribution, vos participants attendant consciemment ou inconsciemment une valorisation de leur contribution en retour. Alors que faire pour ça ?

Je vous invite donc à utiliser un outil qui permette à vos participants de poster des questions, mais surtout que ces questions soient votées afin qu'il y ait un enjeu pour eux.

Je vous conseille de proposer un vote des autres participants par un "like" tout simplement. Les questions ayant le plus de "like" seront celles traitées en priorité.

Vous amenez ainsi vos participants à créer une priorisation de groupe.

En tant que facilitateur, vous pouvez reprendre ces questions car vous savez que ce sont les questions les plus attendues.

Cela ne signifie pour autant les traiter absolument dans l'ordre. Mais vous pouvez penser un déroulé de séance en intégrant des éléments de réponses aux questions les plus "likées".

Pourquoi ne pas également valoriser les contributeurs en les citant dans votre session lorsque vous donnez des éléments de réponse en lien avec leur question. Plus vous valoriserez vos contributeurs, plus vous les engagerez à contribuer lors de prochaines séances.

J'insiste sur le fait d'inviter vos utilisateurs à poster des questions et non des sujets ou thématiques à traiter. Vous voulez vraiment des questions et idéallement des questions ouvertes commençant par "comment..." ou "qu'est-ce que..."

Il y a des outils sype Sli.do qui sont spécialisés dans la création d'espace dédiés à des questions en amont de webinars. Il y a possibilité de les voter. Slid.do donne également la possibilité de créer des interactions en séance via des questions ou quizz proposant à chaque participant de répondre sur son téléphone et de voir ainsi s'afficher en temps réel les réponses apportées.

Enfin Sli.do propose de réaliser des questionnaires interactifs en fin de séance pour obtenir la satisfaction de ses participants et leurs feedback.

Ceci dit si vous voulez rester sur des outils internes, pourquoi pas utiliser un channel dédié en amont de la séance. Sur Teams vous pouvez utiliser le channel dédié à votre séance et inviter chacun à ajouter un émoticône like aux questions qu'ils souhaitent valoriser.

Tout approche de forum proposant de liker des posts pour les prioriser ensuite fonctionne bien. Mettez-le bien en évidence dans votre invitation.