Trois semaines de confinement = une formation Product Owner 100% à distance, 10 ateliers de travail collaboratif, 2 rétrospectives d'équipes, 2 démos de fin de sprint et bien sûr des points de préparation à de futurs sessions de formation ou d'acculturation agile. Un bilan on ne peux plus interessant d'un point de vue comportements, outils, et engagement des participants en travail à distance.

Voici mes partages sur ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être mieux pour moi en l'état concernant la vidéo et l'audio dans un premier temps. Je partagerai d'autres problématiques par la suite : l'utilisation du chat, la création de groupes de travail "breakout groups", les outils collaboratifs employés en parallèle...

Avant le confinement, le comportement le plus classique était le suivant : dès lors que nous étions connectés en petit comité (disons moins de 5), nous mettions la vidéo ainsi que l'audio actif par défaut. Mon rôle de facilitatrice se portait sur le rappel du bouton "mute" pour éviter le "shrrrrruuuukkkkkiiiuuuussssshhhhhrrrrrrriiiiiiii"!!!! dans les oreilles de chaque personne connectée.

Le comportement ressorti en troisième semaine de confinement s'est inversé. La majorité des points auxquels je me suis connectée, les personnes désactivaient le son par défaut parfois dès la connexion pour ne pas risquer que l'on entende bébé pleurer ou 10 ans et 7 ans jouer à la police ! Et je l'ai fait moi même.

L'avantage : j'ai donné le gouter à bébé et rangé le salon tout en me connectant à un point d'équipe ! et ça fonctionne sur des points qui redescendent l'information, tant que vous mettez moins de 3s à réagir pour vous "unmuter"...!

L'inconvénient, c'est justement que ces 3 secondes sont précieuses. Dans le cadre d'un atelier de travail d'une heure par exemple, ces quelques secondes pour récupérer la parole créent une forte inertie entre chaque prise de parole. Sans compter les "tu es en mute Marc !" ou les "ah!, on a perdu Julie !" parce que Julie était dans la cuisine et le temps qu'elle revienne, chacun a eu le temps d'imaginer un scénario à ce qui a pu lui arriver à distance (elle s'est endormie, elle est tombée de sa chaise, elle...). "Ah non c'est bon Julie est toujours là"...!

De plus, sur des points courts et collaboratifs, garder la vidéo et l'audio actif au maximum est ce qui pour moi permet de garder le focus. Sans cette règle du jeu, il est facile pour moi d'ouvrir une fenêtre dans un navigateur, ou de chercher de l'attention ailleurs.

Mais l'audio actif sans la vidéo active ne fonctionne pas bien pour moi non plus. Il m'est difficile de rester focus sur un écran qui n'affiche rien ou qui affiche une présentation en partage. Il me faut au moins la vidéo du facilitateur pour égayer mon expérience et idéalement celle des autres participants. Ceci dit, il est important que les points soient courts car personnellement au bout d'une heure, j'ai envie de bouger.

Mon choix sur ces dernières semaines s'est porté sur des ateliers de travail d'une heure pour plusieurs raisons. Tout d'abord pour trouver des créneaux en commun plus facilement avec les participants concernés, mais également pour proposer un format de transmission qui soit court, donc intense et collaboratif.

Je prends 20 min pour poser le déroulé de l'atelier, ses règles du jeu et l'objectif à atteindre. Je donne ensuite 20min de travail collaboratif à partir d'un template préparé au préalable via un outil en ligne. L'objectif de ces 20 min est d'initier une première réflexion. Pour que ce soit le plus effectif possible, je divise les participants en groupes de 2 ou 3. Enfin nous nous retrouvons 10 minutes avant la fin pour une restitution en l'état de l'avancement. Avant de refermer l'atelier, j'invite à continuer la réflexion, à affiner son travail pour notre prochaine session d'une heure. Lors de la session suivante, je reprends 10 min de restitution au début sur l'avancement mené depuis la session précédente. Ce qui fait une heure.

Si tout le monde joue le jeu d'avancer d'un atelier à l'autre pour apporter de nouveaux éléments en début d'atelier, d'être focus pendant 20 min pour intégrer les règles du jeu de l'exercice du jour, ainsi que l'objectif à atteindre ensemble pour se garder 10 min à la fin de restitution en groupes, c'est un format certes intense, mais qui fonctionne bien.

Seulement, si à chaque prise de parole, il a quelques secondes d'attente pour réactiver l'audio, on perd rapidement des secondes précieuses. Un format d'une heure en physique ne devient plus aussi facile à dérouler connectés en ligne.

J'en viens également à la vidéo, j'ai vu la même tendance cette semaine. Les vidéos ne sont plus activées par défaut, à moins de l'imposer. J'ai trouvé plus difficile d'ajuster mon discours en fonction des interrogations de chacun, et de répondre au mieux aux questions des participants.

Lors de mes deux jours complets de formation la semaine dernière, nous étions connectés toute la journée en vidéo et audio. L'audio était désactivé uniquement pendant les pauses, et l'heure du déjeuner, mais la vidéo elle restait activée. J'ai trouvé ça personnellement très sympa. J'avais l'impression de me mettre dans la peau des participants plus facilement, de me projeter plus facilement dans leur quotidien.

Une forme d'ice-breaker qui donne des échanges autour de ce que vous avez en fond d'écran.

En tant que facilitatrice, je me fous que vous soyez dans la chambre de votre fille avec des posters de la reine des neiges. Ça me fait rire et ça vous rend plus accessible. Pour une fois que l'intimité de ses collègues est en partie dévoilée sans avoir à le demander ! J'adore visiter des appartements ou apercevoir un bout de jardin en vidéo. Et je préfère mille fois qu'il y ait "7 ans" qui passe derrière vous en criant une fois dans l'heure, que de vous demander 3 fois de vous "unmuter". "7 ans" qui joue à la police va faire sourire tout le monde, donner de la vie, du fun à l'atelier, défocuser quelques secondes certes, mais appuyer la collaboration, alors que de demander la parole à une personne qui met 5 secondes à la prendre va plutôt créer une forme d'énervement, de tension.

Sachez que les éditeurs y pensent. Teams propose une fonction Blur de ce qu'il y a derrière vous. Vous resterez nets, tandis que le fond se floute comme en fond vert à la TV :)

Quand à Zoom, vous pouvez ajouter un fond d'écran de votre choix. Optez pour une image fixe idéallement, et qui soit inspirante pour tout le monde tant qu'à faire, ou drôle éventuellement dépendant du contexte. Les vidéos star-wars, en fond d'écran, c'est drôle pour les apéros avec les amis.

En mode présentation, que ce soit sur Zoom, Teams ou Meet, vous ne pouvez voir les têtes des personnes qui s'expriment ou alors en toute petite vignette. Personnellement, je perds la faculté à lire les émotions et réactions sur les visages des personnes.

Le seul hack que j'ai trouvé jusque là, qui ne me satisfait pas pleinement, c'est de me connecter deux fois.

J'ai ainsi un terminal sans audio et vidéo avec lequel je partage mon écran et un second terminal sur lequel je me connecte en audio et vidéo. Je peux voir sur l'un de mes écrans ce que je partage dans la session et sur le second, je rétrécis quelque peu ma fenêtre de partage et pour zoom par exemple, je peux détacher la barre des participants pour l'afficher comme je le souhaite en longueur ou en hauteur. Mais l'affichage reste sous forme de petites vignettes.

Des suggestions, remarques, questions concernant l'activation de l'audio et de la vidéo en séances ?

Est-ce que vous l'imposez ? et si oui, comment ?

Prochain sujet traité : la gestion du chat en séance. Utilisez-vous le chat de l'outil de vidéo-conférence, celui d'un autre outil de type Slack ou les deux ?