Le confinement m'a donné l'opportunité de réaliser une formation product owner 100% en ligne, puis des ateliers collaboratifs avec mes équipes ces trois dernières semaines. Je me suis rendu compte de l'importance du chat en live, en complément de la vidéo et de l'audio.
Comment utilisez-vous le chat de votre outil de vidéo-conférence. ?
J'utilise énormément la fonctionnalité de chat que ce soit celle de Zoom, de Teams ou de Meet. C'est un moyen pour moi d'étayer mes propos, de donner des éléments complémentaires, de faire interagir mon audience en les invitant à poster des réponses, des notes, des votes, des ressentis, des feedback...
Sans le chat, mon expérience de travail à distance serait totalement différente avec mes équipes.
Il m'arrive même dans des compte-rendu d'ateliers de faire des impressions écran du chat pour garder les échanges tels quels.
Le chat comme outil de prise de notes à garder ?
Je considère le chat comme un outil de prise de notes sur lequel je peux revenir après l'atelier en question.
La semaine dernière, je me suis connectée à un point de retours d'expériences avec d'autres formateurs. C'était en fin de journée. J'avais bébé avec moi et j'ai raccroché avant la fin. Dès que bébé était couché, mon réflexe a été de revenir sur le chat de la session pour parcourir les échanges et les contenus postés en session.
J'utilise également le chat pour inviter mes participants à se connecter à un outil de travail en cliquant sur le lien posté. Je paramètre au préalable l'outil en question et envoie les invitations aux participants en amont lorsque c'est un outil nouveau ou que que tout le monde n'a pas encore utilisé. Je l'ai fait ces derniers jours basculer sur un outil me permettant de réaliser un story map en ligne. C'est le cas bien sûr pour chacune de mes rétrospectives d'équipes. Je commence via le chat avec un petit ice-breaker, puis je fais le point sur les actions de la rétro précédente avant de basculer sur le format de la nouvelle rétro, est ce via les liens postés dans le chat de mon outil de vidéo-conférence.
Écrire pour rester focus et créer de la valeur?
En cette période de confinement, la tendance qui est en train d'émerger chez moi est de préférer l'écriture à l'audio. Je prépare mes ateliers dans cette optique. J'utilise l'audio en début d'atelier, puis essaie rapidement de passer à l'écriture et de préférence en petits groupes.
L'écriture me semble être la meilleure approche pour apporter de la clarté, et créer de la valeur ensemble.
Je me rends compte que d'écrire, de poster au fil de l'eau lors d'une session avec une équipe à distance m'aide à rester focus. Lorsque je me connecte à un point que je ne facilite pas, rester focus 1h si je ne produis pas est difficile.
En écrivant, je suis plus focus qu'en me connectant juste à un point pour écouter sans produire.
En écrivant, je produis. Mes idées s'éclairent.
Lorsque je facilite une session, j'utilise donc énormément le chat comme outil de travail collaboratif pour écrire, en appui à d'autre outils pour proposer de co-écrire dans un second temps.
J'utilise le chat pour dynamiser et donner le valeur. Si vous vous tenez à écouter uniquement en vous connectant aux différents points, vous n'aurez pas l'impression de créer de la valeur.
Donc mon conseil pour créer de la valeur : écrivez.
Restez connectés tous ensemble ou diviser ?
Zoom me sauve en ce moment dans un grand nombre de situations de travail ou je prévoie de diviser en petits groupes de 2-3 personne pour les faire travailler ensemble. Cette fonctionnalité de "breakout groups" que propose Zoom change l'expérience.
Pour ce qui est de Teams et Meet pour le moment le seul hack que j'ai trouvé est d'ouvrir une session, de la laisser ouverte à tous et de demander aux participants des groupes de s'appeler entre eux lors des exercices de groupes. J'essaie de privilégier des exercices par 2 afin qu'ils puissent s'appeler au téléphone facilement le temps de l'exercice et de revenir ensuite à la session de groupe. Mais dès lors qu'ils sont plus de 2 et qu'ils cherchent à s'appeler via un autre lien de session, bonjour l'inertie ! Ce n'est donc pas idéal en l'état.
Cette fonction de création de groupes de travail est donc pour moi LA fonctionnalité qui démarque Zoom aujourd'hui. Elle permet de reproduire de nombreuses approches de travail en physique ou j'invite au travail en petite groupes dans un premier temps avant de restituer au groupe complet.
Poster en "one to one" vs au groupe dans le chat
Dans mes ateliers, je joue de plus en plus avec la fonction de messages dans le chat adressé à une seule personne ou à un des groupes de travail vs au groupe entier. Zoom me permet de pointer facilement l'envoi de mon message à une personne connectée ou à tout le monde en ouvrant la liste déroulante ci-dessous.
Lors de formations de type product owner, ou scrum-master en présentiel, je propose une journée dédiée à un simulation complète d'un sprint. Cette simulation propose des mises en situation par rôles dans le cadre des différentes cérémonies Scrum.
Lors de ces simulations, je joue un rôle de coach qui apporte des feedback en live et en coachant chacun dans le rôle qu'il endosse pour apprendre et retenir un maximum en pratiquant et donc en osant faire des erreurs.
Je me demandais, avant ma première formation 100% online, comment j'allais pouvoir reproduire ce rôle à distance. Ce que j'ai trouvé a été de garder des simulations via des situations concrètes, même connecté à distance car c'est ce qui plait vraiment dans mes formations et d'utiliser le chat pour donner des conseils de facilitation, de questionnement en situation via le chat en "one to one".
Je même pris beaucoup de plaisir à dérouler une approche de type "Scrum from hell"en donnant des rôles à certaines personnes via le chat en "one to one" juste avant de simuler un stand-up meeting. La personne reçoit une notification indiquant que je lui adresse un message à lui seul.
Chit chat + points importants : un seul chanel ou plusieurs ?
Comment avoir une approche de forum simple qui permette de mettre en valeur à la fois des points importants et complexes autant que des discussions plus légères, également sympas en cette période. Utilisez-vous plusieurs channels ? Je me pose cette question concernant l'utilisation du chat de l'outil de vidéo-conférence mais aussi une approche de type forum via Slack ou un autre outil en parallèle, avec le risque de créer plus de défocus .
Pour finir, comment utilisez vous les émotionnes et les gifs en ce moment ?
Je les utilisais peu en temps normal, mais depuis deux semaines, les gifs et émoticones postés dans le chat sont mes meilleurs amis pour aider chacun à parler de lui. Ils remplacent les classiques cartes de Dixit pour associer une image à un ressenti. A présent, ce sont les gifs et émotionnes qui représentent au mieux des ressentis. Ne les minimisez pas. Tentez leur utilisation même s'ils vous paraissent enfantins ou trop associés à du jeu dans un contexte sérieux. C'est le meilleur ice-brreaker que jais trouvé jusque là. Rapide et efficace.