Pourquoi faire gagner un atelier ?
Cette année, avant d'écrire une liste débordante de nouvelles résolutions, j'ai repris mon agenda 2019 pour réaliser une rétrospective de l'année passée et noter ce que j'ai aimé et moins aimé.
L'exercice m'a pris 45min. Je vous invite à le tester. Les étapes sont listées dans un petit article qui prend 2 min de lecture : https://www.turn-on.fr/blog/voeux-2020
Ce qui est ressorti de l'exercice, ce sont les ateliers de travail thématiques que je facilite.
J'en ai facilité près de 100 en 2019 sur des sujets tournant autour des pratiques agiles et pour des publics ayant différents niveaux de maturité.
S'allouer des plages de travail en collaboration sous forme d'ateliers est ce qui permet d'avancer au plus vite avec une équipe projet. Et c'est également ce qui permet de diminuer, voir supprimer les réunions à rallonge ou peu productives.
Mais pour qu'un atelier soit productif, il est nécessaire de bien le préparer en amont.
Quelques éléments qui ont contribué au succès de mes ateliers en 2019 :
Le nombre de personnes
Tout d'abord le nombre de personnes idéal pour qu'un atelier se déroule au mieux se situe entre 5 et 10 personnes, que les personnes soient en présentiel ou à distance.
Lorsqu'il y a moins de 5 personnes, l'intérêt de travailler en pairs ou trinômes se perd quelque peu pour tendre vers du coaching personnalisé.
Au delà de 10 personnes, les consensus sont difficiles et les échanges moins évidents à cadrer.
Au delà de 10 personnes, je tends généralement vers des formats dédiés aux grands groupes pour que ça se passe bien.
La préparation en amont
La préparation est nécessaire et demande une problématique telle que :
"Nos User Stories manquent de clarté"
"Les rôles et responsabilités ne sont pas clairs dans l'équipe"
"On utilise Mantis pour les bugs mais on n'a pas d'outils pour notre backlog en dehors d'excel, et on aimerait déployer Jira"
"La définition of Ready" et la définition of done ne sont pas respectées?"
"J'ai l'impression de toujours écrire la même chose dans le "en tant que" de mes user stories"
"Je ne sais pas comment motiver mon équipe au quotidien ou comment les faire progresser"
etc...
Le choix d'un format et son déroulé
Pour travailler en groupe à Affiner ses User Stories, créer son backlog avec Jira, réaliser un User Story Mapping pour préparer son prochain Program Increment Planning (PIP) ou encore créer ses personas, co-rédiger sa Définition of Ready et sa Définition of Done, il est nécessaire de choisir un format d'atelier.
Un format pose un cadre avec des règles du jeu à bien communiquer en début d'atelier. Le format pourra proposer différentes activités rythmée selon un timing stricte. Ces activités sont proposées selon un ordre choisi, sans lequel l'atelier perd souvent de son sens.
Enfin, le déroulé doit tenir dans un timing global de l'atelier et permettre de sortir avec un livrable ou en ayant expérimenté, testé ou collaboré en groupe autour de la problématique posée.
Le suivi à l'issu de l'atelier
Le suivi à l'issu de l'atelier est un point crucial pour s'assurer des résultats, ou des nouvelles pratiques qui fonctionnent bien et moins bien et surtout pourquoi selon l'équipe. Je réalise un suivi la semaine suivante ou dans le cadre des rétrospectives d'équipes si ça s'y prête.
Des exemples d'ateliers de travail
Vous trouverez ici https://www.turn-on.fr/ateliers des ateliers que je facilite régulièrement. Je propose également des ateliers adaptés à un besoin spécifique que l'on co-créé ensemble et que je facilite ensuite comme personne neutre à votre organisation.
Venons-en à l'atelier à gagner !
Etant donné que je souhaite continuer d'animer des ateliers sur 2020, je propose de faire gagner un atelier aux structures que j'ai envie d'accompagner sur Montpellier ou la région.
Je vous invite à cliquer sur le bouton "je tente ma chance" et à m'expliquer votre problématique. Pour celà, "la règle du jeu" est décrite ci-dessous.
La règle du jeu
Rédigez votre besoin comme si vous écriviez une "user story", sous la forme :
En tant que ... <la personne qui a le besoin ou la personne qui fait la demande ? >
Je veux ... <la description précise du besoin. Quel est votre besoin ?>
Afin de ... <l'objectif à atteindre. Que se passe t-il si ce besoin est réalisé ou n'est pas réalisé ?>
Dans le cas où vous avez déjà tenté certaines choses pour vous améliorer, ou que vous avez certaines contraintes propres à votre équipe ou votre organisation et qu'il serait interessant que je le sache, vous pouvez ajouter optionnellement du détail en le rédigeant comme un cas de test qui a fonctionné ou qui s'est terminé en erreur !
Je vous invite à le faire sous la forme Gherkin, comm un scénario de test d'une user story :
Etant donné que <j'ai telle contrainte ou que j'ai déjà testé/expérimenté x, y ou z>
Quand <je réalise cette action précise pour améliorer x, y ou z>
Alors <voilà le résultat, voilà ce qui se passe en retour, en sortie...>
Comment je décide du gagnant ?
La problématique projet se rapprochant le plus du format de rédaction d'une user story remportera l'atelier et sera contacté :)
Il ne vous reste plus qu'à tenter votre chance !